Дуайт Девід Ейзенхауер, 34-й президент США, як дуже зайнята людина займався оптимізацією свого робочого графіка і списку виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала розглянута нижче одноіменна матриця.
Матриця Ейзенхауера – це один з найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується багатьма людьми по всьому світу – від звичайних працівників за наймом і менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм і відомих на весь світ корпорацій.
Сенс матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінова від найменш важливого, а також по максимуму скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає ніяких істотних результатів. Давайте ж поговоримо про те, як все це працює на практиці.
Суть матриці Ейзенхауера
Матриця Ейзенхауера є чотири квадранта, підставою яких служать дві осі – це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У підсумку виходить, що кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожен з квадрантів записуються всі завдання і справи, завдяки чому утворюється гранично ясна і об’єктивна картина того, що слід зайнятися в першу чергу, що – в другу, а чим взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде в будь-якому випадку.
Квадрант A: важливі і термінові справи
При ідеальному плануванні цей квадрант матриці повинен залишатися порожнім, тому що поява важливих і термінових справ є показником неорганізованості і допущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм ліні і неправильної розстановки пріоритетів. Природно, часом подібні справи можуть з’являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, то саме час звернути увагу на самодисципліну.
Отже, появи справ в квадраті A слід уникати. А для цього необхідно лише вчасно виконувати пункти інших квадрантів. Але якщо в перший квадрант щось все ж і коштує вписувати, то це:
- Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставлених цілей;
- Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів і неприємностей;
- Справи, які мають відношення до здоров’я.
Важливо також пам’ятати про те, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадраті A справ, які можна будь-кому передоручити, цією можливістю слід обов’язково користуватися для того щоб якомога швидше врегулювати інші важливі і термінові справи.
Квадрант B: важливі, але не термінові справи
Другий квадрант заслуговує найбільшої уваги, тому що справи, що знаходяться саме в ньому, є найбільш пріоритетними і перспективними, і саме з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають досить вільного часу і живуть щасливим і насиченим життям.
Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш обдумано і конструктивно, а це в свою чергу дозволяє людині розкривати свій потенціал в повній мірі, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності і управляти тимчасовими рамками своїх справ. Але тут, крім усього іншого, потрібно пам’ятати, що справи, що знаходяться в квадраті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть з легкістю потрапити в квадрант A, ставши ще більш важливими і вимагають якнайшвидшого виконання.
Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати в квадрант B:
- всі поточні справи, пов’язані з основною діяльністю,
- планування і аналіз роботи,
- навчальні та спортивні заняття,
- дотримання оптимального графіка і режиму харчування.
Тобто все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.
Квадрант C: термінові, але не важливі справи
Справи, які знаходяться в цьому квадраті, здебільшого є відволікаючими і анітрохи не наближають людину до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на дійсно важливих завданнях і знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею – не переплутати термінові справи з квадранта C з терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що повинно бути виконано в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам’ятайте про свої цілі і вчіться відрізняти важливе від другорядного.
До справ квадранта C можна віднести:
- Нав’язані кимось зустрічі або переговори,
- Святкування днів народження не дуже близьких людей,
- Раптово виниклі клопоти по дому,
- Усунення не життєво важливих, але вимагають уваги відволікаючих чинників (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова піч, перегоріла лампочка і т.п.), а також інші всілякі справи, які не просувають вас вперед, а тільки гальмують.
Квадрант D: не термінові і не важливі справи
Завдання, які стосуються останньому квадранту, не приносять зовсім ніякої користі. У багатьох випадках корисно не тільки займатися ними в останню чергу, але і не займатися ними взагалі. Хоча знати про них неодмінно потрібно, тому що саме вони є «пожирачами часу».
Цікава і ще одна особливість справ з даної групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей – ці справи прості у виконанні і приносять задоволення, дозволяють розслабитися і приємно провести час. Тому і протистояти спокусі ними позайматися буває досить проблематично. Але робити це неодмінно потрібно.
У квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібна листування або проведення часу в соціальних мережах, перегляд серіалів і різних «отупляє» телепередач, комп’ютерні ігри тощо Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично повинен кожна людина, але для цього існують і більш цікаві і розвиваючі способи:
- Читання хороших книг,
- Інтелектуальні ігри,
- Відвідування спортзалів і басейнів, поїздки на природу і т.п.
Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранта D не вдається або не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який буде приділятися справах квадранта D, має бути зведено до мінімуму.
Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині неї свої справи, ви помітите, що у вас з’явилося багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити вчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за одною, а самі ви практично завжди перебуваєте в гарному настрої і бадьорому настрої. Неорганізовані люди завжди знаходяться у вирі якихось незрозумілих справ, вони весь час зайняті чимось недолугим, але «дуже важливим», вони виглядають втомленими і роздратованими.
Матриця чудово підходить для організованості, чіткого розуміння чим і коли нам потрібно займатися і для чого ми все це робимо.